Configurar os pedidos e a integração com o estoque
Esta aba define como os seus pedidos nascem: o tipo padrão, a validade dos orçamentos, os textos que saem no documento e, o que mais pesa, se o pedido mexe ou não no seu estoque. É aqui que se resolve o Materiais insuficientes! de quem não quer controlar estoque agora.
Com Controle automático de estoque nos pedidos marcado, avançar o status de um pedido movimenta o seu estoque: peças, materiais e embalagens entram e saem sozinhos. E, antes de deixar avançar, o Calcularte confere se há saldo. É dessa conferência que vem a tela Materiais insuficientes!.
Desmarcada, o pedido anda sem olhar para o estoque: avançar de status não movimenta nada e nada é barrado por falta de saldo. Há uma exceção no caminho de volta: um pedido que já movimentou o estoque quando a chave estava ligada desfaz essas movimentações se você recuar o status dele, mesmo com a chave desligada. É a configuração certa para quem usa pedidos e orçamentos, mas não controla estoque.
Desligar não apaga nada. Os saldos que você já tem continuam lá, só param de acompanhar os pedidos, e por isso podem ficar desatualizados. Você pode voltar a marcar quando quiser.
Passo a passo
Comece emConfigurações, Pedidos
Abra Configurações e vá em Pedidos.
O primeiro bloco é o Tipo de pedido padrão, com três opções: Pedido sob encomenda, Pedido a pronta entrega e Venda presencial. A que você marcar aqui é a que já vem escolhida em todo pedido novo.
Em Forma de pagamento do frete, escolha como você paga o envio.
O campo fica no bloco No envio de encomendas, e a lista traz os seus meios de compra. Se ela só mostra Selecione..., é porque nenhum meio de compra foi cadastrado ainda.
Informe os Dias de validade dos orçamentos.
É o prazo que o Calcularte usa para propor a data de validade de cada orçamento novo. A data proposta é a data do orçamento mais os dias informados mais um: com 7 dias, um orçamento de segunda-feira ganha validade na terça da semana seguinte. A proposta pode ser trocada em cada orçamento, e um orçamento que você já fechou guarda a data de validade que recebeu na hora.
Escreva as Opções padrão de frete.
É um texto livre, de até 2000 caracteres, que já vem preenchido no orçamento quando o frete ainda não está definido. Costuma listar as formas de envio que você oferece e o que o cliente precisa informar para você fechar o valor. Dentro de cada orçamento você ainda pode editar esse texto antes de mandar.
Escreva os Avisos sobre prazos.
É o texto que sai no fim do orçamento, depois dos valores. É o lugar dos prazos de produção, das condições de pagamento e de tudo que você quer combinado por escrito antes de o cliente aprovar.
Marque ou desmarque Controle automático de estoque nos pedidos.
A caixa fica no bloco Integração com estoque, com a explicação do que ela faz logo embaixo. Marcar acontece direto; desmarcar pede confirmação, no passo seguinte.
Se estiver desligando, leia o aviso e toque em Desativar.
O aviso aparece ali mesmo, dentro do bloco, e diz o que muda: os pedidos deixam de movimentar o estoque ao avançar de status, e os seus saldos e relatórios de estoque podem ficar desatualizados. Cancelar deixa a caixa marcada como estava.
Toque em Salvar, no fim da página.
Nada do que você mexeu nesta aba vale antes disto, nem a chave do estoque. Confirmar em Desativar só desmarca a caixa na tela: a mudança de verdade acontece no Salvar.
O botão mostra Salvo! por alguns segundos. Com o controle automático desligado, abra um pedido e avance o status: ele passa direto, sem a tela de materiais e sem baixar nada do estoque. Com ele ligado, o mesmo avanço passa pela conferência de saldo antes de seguir.
O erro mais caro aqui é confirmar em Desativar e sair da página sem tocar em Salvar: a caixa desmarca na tela, mas o pedido continua exigindo saldo, e o Materiais insuficientes! volta na primeira tentativa. O segundo é entender o desligar como perder o estoque: o seu saldo continua inteiro, ele só deixa de ser atualizado pelos pedidos, e volta a ser assim que você marcar a caixa de novo. Se o que você quer é o contrário, controlar o estoque de verdade, o caminho não é esta chave: é dar entrada no que você já tem antes de fechar o próximo pedido.